多くの企業で長年の商習慣として定着しているFAXですが、その裏には多くの「隠れたコスト」が潜んでいます。この記事では、、一見すると見過ごされがちな、事業全体の生産性を阻害し、企業の成長を妨げる隠れたコストについて解説しています。

人件費と時間コスト

FAX業務の最大の隠れたコストは、手作業に費やされる人件費と時間です。FAXで受信した注文書や書類は、一枚ずつ目視で確認し、その情報を手動で基幹システムなどに転記する作業が不可欠です。この手作業は非常に多くの時間を要し、人手にも依存するため、業務効率を著しく低下させます。

特に、発注・受注が集中する繁忙期には、作業負担が急増し、業務のボトルネックとなることが常態化します。この非効率なプロセスは、従業員の残業時間の増加にもつながります。

物理的なコスト

FAX業務には、見過ごされがちな物理的なコストも発生します。

• 紙代とインク代: FAXで受信する書類は、すべて紙として出力されます。これにより、大量の紙とインクを消費し、その費用は積み重なると無視できないコストとなります。ペーパーレス化が推奨される現代において、この紙の消費は環境負荷という観点からも時代に逆行しています。

• 保管スペース: 紙のFAX注文書は、物理的な保管場所を必要とします。書類が増えるにつれて、目的の書類を探すのが困難になるだけでなく、キャビネットや倉庫など、貴重なオフィススペースを圧迫します。

リスクと機会損失のコスト

FAX業務は、直接的な費用だけでなく、企業にとって深刻なリスクや機会損失を生み出す可能性があります。

• 人的ミスのリスク: 手作業でのデータ転記は、人為的なミスを誘発する可能性が極めて高いです。不鮮明なFAXの読み取り間違いや、情報の読み落としは、誤った商品や数量での納品につながり、顧客満足度の低下や取引上のトラブルに直結するリスクをはらんでいます。

• 情報管理とセキュリティの脆弱性: 紙のFAX注文書には、発注者やお届け先といった機密性の高い個人情報が含まれるため、紙媒体での管理は情報漏洩のリスクを伴います。物理的な紛失や誤った廃棄によって、企業の信用を失う事態に発展する懸念があります。

• 情報共有の遅延: FAXで受信した情報は、デジタルシステムに登録されるまでにタイムラグが生じ、在庫管理や出荷準備といった他の業務プロセスとの間で情報共有が遅れがちになります。これにより、納期遅延を引き起こす可能性もあります。

これらの「隠れたコスト」を可視化することは、FAX業務の課題を根本的に解決し、デジタル化による業務プロセスの変革がいかに重要であるかを理解する第一歩となります。