この度、monolyst社では、1名〜1000名以上の幅広い従業員規模の企業47社に対してFAX業務実態に関するインタビューを実施しました。そこで見えてきたFAX受注業務の実態と課題を解説します。

インタビュー対象の内訳は商社27社、メーカー16社、その他業種3社です。今回の調査結果は次の通りです。

日本の商社・メーカーのFAX業務の実態

1. 従業員規模が増えるほど、FAXの月間の最大枚数は増加

従業員数が1-50名は月間6,000枚、51-100名2万枚、101-300名8万枚、301-1000名12万枚、1001名以上20万枚と増加します。

従業員数が多いほど、取引先数や営業所数が多く、それに伴い取引数が多いことが影響していると考えられます。

2. 大企業におけるDX対応の二極化

1〜50人規模の企業では月間FAX枚数は「600〜6,000枚」と比較的狭い範囲に収まっていますが、301〜1,000人規模では「1,000〜120,000枚」、1,000人超では「1,000〜200,000枚」と最大200倍以上の差があります。

背景には、大企業になればなるほどEDIやWeb受発注システムの導入などDXに取り組む会社とそうでない会社の「二極化」が進んでいることが挙げられます。

3. 受注担当者1人あたりの月間対応数は571枚

主に内勤の受注担当者は中央値として月間571枚のFAXを処理しています。1枚のFAXに3〜4行の注文があると仮定すると、月間おおよそ1700行〜2300行の注文を処理していると考えられます。

得意先ごとに受注担当制を敷いている商社の業務管理マネージャーは「2000行を超えるとオーバーフローとなり残業が発生するため、別の担当者に割り振りを変更し平準化する」と話していました。

FAX業務が抱えるリスク

事業継続性のリスク

今後日本では2030年には340万人、2040年には1100万人の労働供給が不足すると言われています。そこで、単純労働の性質が強いFAX注文書の入力業務に関連した採用はますます難しくなると想定され、先進的な企業の多くはAIの活用を本格的に検討し始めています。

業務負荷の高まりとミスの増加

受注担当者一人あたりの業務負荷が高まると、ミスの増加が懸念されます。間違った商品、数量による納品によって得意先に与える損害リスクは計り知れません。

monolyst株式会社は、FAX受注の非効率を解消するFAX AI OCR「monolyst」を提供しています。FAX受注業務にお悩みの方は、ぜひ一度、お問い合わせください。