FAX OCRシステムの導入を検討する際、特に注意すべきは、従来のOCRとAI OCRの違いです。業務効率化を目指して従来のOCRを選んでしまうと、期待した効果が得られず、かえって手間が増えるという失敗に陥る可能性があります。

従来のFAX OCRで失敗する主な理由

従来のFAX OCRシステムは、特定の課題解決に特化している一方で、現代の多様なFAX業務には対応しきれない限界があります。

1. 非定型帳票と手書き文字への対応力不足

従来のOCRは、事前に厳格に設定されたフォーマットや特定のフォントにしか対応できませんでした。そのため、取引先ごとにレイアウトが異なる発注書や請求書といった非定型帳票の認識は苦手です。また、人の筆跡の癖や文字の揺らぎに対応できないため、手書き文字の正読率は10%〜70%程度にとどまるとされていました 。このため、多くの手作業での修正が必要となり、結局は業務が効率化されないという結果を招きます。

2. 画質劣化による認識精度の低下

FAXは通信時の圧縮や送信元の機器、紙の質などにより、画像にノイズや歪みが生じやすいという特性があります。従来のFAX OCRは、紙を印刷し、スキャンしてからOCR処理を行う旧来のプロセスを経ることが多いため、この過程でさらに画質が劣化し、認識精度が著しく低下するリスクがありました。

3. 学習機能がないため、手間が減らない

従来のOCRツールには、AIのような学習機能がありません。そのため、一度設定したルールは固定されており、新しいフォーマットの帳票や、認識できなかった文字のパターンに対応するためには、手動での再設定が必要です 。これは、継続的な運用において、かえって管理コストと手間を増大させる原因となります。

失敗を回避するAI OCRの優位性

FAX OCRシステムを導入して業務効率化を成功させるには、従来のOCRが抱える課題を解決するAI OCRの選定が不可欠です。AI OCRは、以下の点で従来のOCRを大きく上回ります。

• 高い認識精度：AIは大量のデータから文字のパターンや文脈を学習するため、手書き文字やかすれた文字であっても高精度に認識できます。
• 非定型帳票への対応：AIがレイアウトを自動判別し、必要な項目を抽出できるため、取引先ごとにフォーマットが異なる多様な帳票にも対応します。
• 前処理機能：FAX特有のノイズや傾きを自動で補正する機能が備わっており、認識精度を最大限に高めます。
• 学習機能：使えば使うほど認識精度が向上するため、運用すればするほど手作業での修正が減り、真の効率化を実現します。

従来のFAX OCRシステムは、特定の定型業務には有効かもしれませんが、取引先や文書フォーマットが多岐にわたる現代のビジネス環境においては、その限界が明らかです。AI OCRを選ぶことは、単なる文字認識の自動化ではなく、アナログ業務を継続的に改善し、手間を削減するための戦略的投資と言えます。