創業110余年の老舗・工具商社「株式会社IZUSHI」が実現した、FAX受注業務の劇的改善

会社概要

• 社名：株式会社IZUSHI

• 業種：機械工具の専門商社

• 創業：1910年

• 従業員数：120名

• 事業内容：切削工具、工作機械、精密機器、設備機器、省エネ機器、物流機器などの販売

• 導入サービス：monolyst FAX AI-OCR

monolyst導入の背景と効果

課題

• FAXが各拠点に「紙」で届くため、コロナ禍でもスキャン作業等のために出社が必要となり、テレワークへの対応が困難だった
• FAXを複合機へ取りに行き、見積・注文・仕入先回答ごとに手作業で仕分けし、処理後に穴あけパンチでファイリングするといった、入力以外の膨大な付帯業務が現場の重荷となっていた
• 拠点間でのFAX転送による二度手間の発生や、過去の帳票を探す際に1ヶ月分のファイルから手作業で遡らなければならない検索性の低さが、業務の非効率を招いていた

決め手

• 既存システムでは難しかった、機械工具卸の実務に即した「かゆいところに手が届く」機能が備わっていた
• 現場のユーザーが実際に「便利だ」と感じ、ストレスなく使いこなせることを最優先したシステム設計であった
• 開発側の柔軟かつスピーディーな対応により、自社の細かい要望が迅速に反映される安心感があった

導入効果

• 帳票の仕分けや検索、ファイリング作業が劇的に効率化され、FAX受注業務を約50%削減することに成功した
• AI-OCRの読み取り結果をコピー＆ペーストする運用により、長い型番や注文番号の手入力から解放され、入力ミスと心理的ストレスが大幅に減少した
• 外出先の営業担当者がスマホから受信状況をリアルタイムに確認可能となり、担当者不在時も他スタッフがステータスを把握して迅速にバックアップできる体制が整った

FAX AI-OCR導入でFAX受注業務が50%削減、現場の「見えないストレス」も解消

1910年創業、機械工具の専門商社として日本のものづくりを支え続けてきた株式会社IZUSHI。同社では、長年業界のスタンダードであったFAXによる受注業務のDXに踏み切りました。導入したのは、monolystが提供する「monolyst FAX AI-OCR」。

導入の背景にある課題や、数あるツールの中から「monolyst」を選んだ決め手、そして実務にどのような変化が起きたのか。執行役員 CDO（最高デジタル責任者）の箸方様と、九州支社で受注の実務を担当する安武様にお話を伺いました。

導入前の課題：紙に縛られた業務と、拠点間連携の非効率

——今このタイミングで、FAX受注業務のDXを進めていく必要性を感じた理由などはございますか。

箸方さん：株式会社IZUSHIでは、1990年代は電話、2000年代からFAXが受注業務の主軸でした。FAXは電話のような聞き間違えなどは減った一方で、紙をベースとした運用には多くの課題がありました。

一つは「紙がある場所」でしか仕事ができない不自由さです。FAXは各拠点に届くため、コロナ禍でテレワークを導入した際も、誰かが事務所に出社してFAXをスキャンし、データを共有しなければなりませんでした。

また、拠点間での二度手間も発生していました。大阪支店で他拠点の業務を代行する場合、FAXを転送したり、メールで送り直したりといった「二度手間」が発生し、非効率な状態が続いていました。

安武さん：膨大な付帯業務の負担がありました。「複合機へFAXを取りに行く」「見積・注文・回答に手作業で仕分けする」「処理後に穴あけパンチでファイリングする」といった、入力以外の付帯業務が現場の大きな負担となっていました。

選定の決め手：現場の利便性と柔軟な開発姿勢

——システム検討の際、どのような軸で選定を進められたのでしょうか。

箸方さん：システム選定において同社が最も重視したのは、「使う人が便利だと思えるか」という点でした。

時間が短縮され、心理的にも面倒な手間が省け負担が減ることが非常に重要であると考えていました。

——monolyst採用の決め手はなんでしたか。

箸方さん：「monolyst」を採用した最大の決め手は、同社の実務に合わせた開発スピードの速さです。

『かゆいところに手が届く』機能をすぐに実装してくれたことで、現場がストレスなく使える仕組みが整ったタイミングで導入を決めました。

例えば、他社ツールでは困難だった「最新の返信ではなく、元々のお客様名でスレッド※を表示する」といった、工具卸の実務に欠かせない細かい要望をスピーディーに実装してくれました。

一つ一つの機能は小さなことかもしれませんが、実務上は数百回、数千回とやらなければならず、とても大きなポイントです。

※スレッド：関連するメッセージを一まとめにした表示形式。ここでは、一つの注文に対する見積・発注・回答のやり取りを一箇所で管理できる機能を指す。

導入後の具体的な効果：FAX受注業務が50%削減し、心理的ストレスも解消

——monolyst導入後の具体的な効果について教えてください。

今後の展望と検討企業へのメッセージ

——今後の展望についてお聞かせください。

箸方さん：工具卸の業界には、古いものを大切にする美徳があります。しかし、今の時代、AIやITの進化を取り入れていかなければ、会社は生き残っていけません。

新しい仕組みへの変更には不安が伴いますが、一歩踏み出してチャレンジすることで、これまでとは違う効率的な世界が開けるはずです。